PROCEDIMENTOS DE ROTINA

Para que possamos ter agilidade e segurança no cumprimento das diversas exigências feitas pelos órgãos públicos, solicitamos a especial atenção de nossos clientes para os tópicos abaixo:


Notas Fiscais

As Notas Fiscais Eletrônicas devem ser emitidas com a precisão das informações, em especial as retenções de impostos. Em diversas oportunidades estas informações vêm sendo apontadas em discordância com a legislação vigente, o que pode causar problemas futuros, pois  o nosso trabalho é baseado nas informações constantes nas Notas Fiscais emitidas. Caso ainda exista alguma dúvida quanto ao preenchimento correto das Notas Fiscais Eletrônicas, bem como com relação a legislação vigente, favor entrar em contato com nossa equipe que teremos o maior prazer e interesse em orientá-los neste procedimento.

Folhas de Pagamento

As informações necessárias para o fechamento das folhas de pagamento deverão ser prestadas sempre com antecedência mínima de três dias para o fechamento da folha, preferencialmente por e-mail.  Estas informações deverão ser prestadas uma única vez, dentro do prazo estabelecido. Tem sido comum que estes detalhes (descontos, transferências, férias, reajustes, mudança de função, gratificações, etc) sejam passados de forma parcelada no decorrer do mês, obrigando nossos funcionários e efetuarem diversas anotações para o fechamento da folha, o que pode acarretar erro no fechamento da folha, com conseqüente desagrado ao cliente. Sendo assim, não mais serão aceitas informações por telefone, assim como de forma parcelada. Estaremos tentando implantar uma planilha para a remessa mensal destas informações, facilitando assim o trabalho para ambas as partes.

Vale Transporte

O pedido do vale transporte (e conseqüente pagamento) deve ser feito com antecedência de 5 dias para o fechamento do mês.

Documentos contábeis

A documentação contábil deve ser disponibilizada mensalmente, de forma ordenada, devendo ser remetidos todos os documentos referentes à movimentação mensal de sua empresa, a saber:

– Extratos bancários (é imprescindível a remessa mensal dos extratos bancários pois, sem os mesmos, ficamos impossibilitados de efetuar os lançamentos contábeis, atrasando toda a parte operacional de nosso departamento de contabilidade). Tal extrato pode ser tirado facilmente através da Internet ao final de cada mês, agilizando desta forma a remessa da documentação contábil de cada empresa);

– Originais das guias de impostos (PIS, Cofins, ISS, I.Renda, C.Social, INSS, FGTS, Cont. Sindical, etc) pagas no decorrer do mês. Quando o pagamento for efetuado através das máquinas automáticas dos bancos, não esquecer de tirar cópia do comprovante do pagamento, pois o papel utilizado por estas máquinas, com o passar do tempo, vai tornando a impressão inelegível, o que acaba causando problemas futuros quando da necessidade da comprovação de tal pagamento. Outro cuidado a ser tomado é com relação aos pagamentos agendados pela Internet pois, em alguns casos, na data em que deve ocorrer o pagamento, por algum problema operacional, o débito não é efetuado, o que só vem a ser descoberto quando do recebimento de notificação de cobrança ou quando da necessidade de obtenção de certidão negativa.

– Demais documentos contábeis (contas de aluguel, condomínio, luz, telefone, serviços de manutenção, comprovantes de pagamento de salários, e todos os demais documentos relativos a movimentação da empresa;

Tal documentação deverá ser encaminhada em uma única remessa. A remessa dos documentos de forma parcelada, vem nos causando um grande transtorno no controle de tais documentos.

Observar, também, para que não sejam remetidos documentos que não tenham ligação com a empresa, tais como: pagamentos de contas particulares, correspondências recebidas pelas empresas e outros documentos diversos que nos tem sido enviados que não dizem respeito a movimentação de cada empresa.

Não enviar junto aos documentos contábeis, outros documentos que precisem de resposta ou encaminhamento a outro setor (Depto. Pessoal por exemplo), pois, em alguns casos, por problemas operacionais, os documentos contábeis só são analisados e processados alguns dias após o envio, ficando perdidos dentro destes envelopes.

É necessário, também, que exista uma certa logística na remessa e devolução de documentos. Em algumas situações (em especial quando da necessidade de dispensa de funcionários), temos que deslocar nosso funcionário diversas vezes a mesma empresa para colher assinaturas de documentos ligados a rescisão, assinatura na Carteira Profissional, retirada de Livros de Registro de Empregados, retirada de numerários para a efetivação da quitação, entre outros. Em alguns casos, estes deslocamentos constantes nos causam sérios problemas operacionais, além do custo financeiro de tais deslocamentos que, por enquanto, não estão sendo cobrados de nossos clientes.

Pedimos, também, o favor de orientarem, quando for o caso, as secretárias quanto ao envio dos documentos e informações de forma a atenderem ao nosso pedido.

Estamos abertos a sugestões com o objetivo de melhorarmos o nosso atendimento.

Desde já agradecemos a compreensão e colaboração.

 JIS – Assessoria Contábil

Certificação Digital

A remessa das declarações e outros procedimentos junto a Receita Federal  e a Caixa Econômica Federal em especial, já têm como obrigatoriedade a utilização da certificação digital. Os escritórios contábeis estão autorizados a proceder a entrega das declarações de seus clientes com a utilização de seu certificado digital desde que tenham obtido uma procuração eletrônica.

Todas as empresas devem ter o seu próprio certificado digital, que inclusive pode ser utilizado para a emissão das notas fiscais eletrônicas.

Desta maneira estamos orientando todas as empresas a obterem sua certificação digital.

O uso da certificação digital pode ser feito em qualquer computador, não limitando a um único equipamento.

A obtenção deste certificado deverá ser feita via Internet e a retirada do “certificado Digital” deverá ser feira pelo próprio responsável pela empresa através de agendamento.

 De qualquer forma estaremos a disposição para esclarecer eventuais duvidas e orientá-los no que for possível.

JIS Assessoria Contábil Ltda

Algumas mudanças vêm sendo introduzidas pelos órgãos públicos em geral que visam aprimorar os controles tributários.

Entre estas mudanças temos duas a destacar:

1 – Nota Fiscal Carioca:

As empresas  prestadores de serviços tiveram até  o final do exercício de 2010 para se adequar as novas regras para a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas.

 Estas notas devem ser emitidas através do site da Prefeitura (www.notacarioca.rio.gov.br) .

Alertamos que não mais serão permitidas as emissões de Notas Fiscais em papel, nem mais serão autorizadas as confecções de novos blocos.

No referido site encontram-se informações sobre a emissão das Notas Fiscais, inclusive com vídeos tutoriais que ensinam a como operar o sistema. 

Nota Fiscal Carioca

Procedimentos de rotina

As exigências dos órgãos públicos, através de diversas informações a serem prestadas no decorrer de cada exercício, são cada vez maiores.

Para que possamos ter agilidade na prestação destas informações e, principalmente, segurança, evitando futuros questionamentos, solicitamos a especial atenção e colaboração de nossos clientes para as instruções e orientações que seguem abaixo:

1 – Notas Fiscais

As Notas Fiscais Eletrônicas devem ser emitidas com a precisão das informações, em especial as retenções de impostos. Em diversas oportunidades estas informações vêm sendo apontadas em discordância com a legislação vigente, o que pode causar problemas futuros, pois  o nosso trabalho é baseado nas informações constantes nas Notas Fiscais emitidas. Caso ainda exista alguma dúvida quanto ao preenchimento correto das Notas Fiscais Eletrônicas, bem como com relação a legislação vigente, favor entrar em contato com nossa equipe que teremos o maior prazer e interesse em orientá-los neste procedimento.

2 – Folhas de Pagamento
3 – Vale Transporte
4 – Documentos contábeis

 O Portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) é um portal eletrônico onde diversos serviços protegidos por sigilo fiscal podem ser realizados via internet pelo próprio contribuinte, tais como: verificar eventuais pendências na Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física, obter cópia de declarações, retificar pagamentos, parcelar débitos, pesquisar a situação fiscal e imprimir o comprovante de inscrição no CPF. Sua utilização requer Código de Acesso ou Certificado Digital, no entanto, alguns serviços estão disponíveis apenas para usuários que estiverem fazendo uso de Certificado Digital.

Avisos de Cobrança na Caixa Postal
Desde março de 2011, avisos de cobrança relativos a débitos declarados em DCTF são enviados para a caixa postal eletrônica dos contribuintes. Estes avisos equivalem à cobrança amigável e o contribuinte terá o prazo de 30 dias para regularizar sua situação, evitando, com isso, que as dívidas sejam enviadas para inscrição na Dívida Ativa da União e para o Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal (Cadin).

Conheça as vantagens de aderir ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE)
A Receita Federal colocou à disposição dos contribuintes a opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico (DTE). A adesão ao DTE permite que sua Caixa Postal no e-CAC também seja considerada seu Domicílio Tributário perante a Administração Tributária Federal.

Ao aderir ao DTE, o contribuinte terá várias vantagens, sendo que a principal delas é ser considerado intimado com relação às comunicações de atos oficiais 15 dias após o registro da mensagem na Caixa Postal. Somente após esses 15 dias é que se iniciará o prazo para que o contribuinte atenda à intimação recebida. Assim, haverá 15 dias a mais para preparar impugnações, recursos etc.

O contribuinte terá várias outras facilidades, como: cadastrar até três números de celulares para recebimento do aviso de mensagem na caixa postal; redução no tempo de trâmite dos processos administrativos digitais; garantia quanto ao sigilo fiscal e total segurança contra o extravio de informações; e acesso, na íntegra, a todos os processos digitais existentes em seu nome,em tramitação na RFB, na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional e no Conselho Administrativo de Recursos Fiscais.

Domicilio Tributário Eletrônico

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