PROCEDIMENTOS DE ROTINA
As exigências dos órgãos públicos, através de diversas informações a serem prestadas no decorrer de cada exercício, são cada vez maiores.
Para que possamos ter agilidade na prestação destas informações e, principalmente, segurança, evitando futuros questionamentos, solicitamos a especial atenção e colaboração de nossos clientes para as instruções e orientações que seguem abaixo:
1 – Notas Fiscais:
As Notas Fiscais Eletrônicas devem ser emitidas com a precisão das informações, em especial as retenções de impostos. Em diversas oportunidades estas informações vêm sendo apontadas em discordância com a legislação vigente, o que pode causar problemas futuros, pois o nosso trabalho é baseado nas informações constantes nas Notas Fiscais emitidas. Caso ainda exista alguma dúvida quanto ao preenchimento correto das Notas Fiscais Eletrônicas, bem como com relação a legislação vigente, favor entrar em contato com nossa equipe que teremos o maior prazer e interesse em orientá-los neste procedimento.
2 – Folhas de Pagamento:
As informações necessárias para o fechamento das folhas de pagamento deverão ser prestadas sempre com antecedência mínima de três dias para o fechamento da folha, preferencialmente por e-mail. Estas informações deverão ser prestadas uma única vez, dentro do prazo estabelecido. Tem sido comum que estes detalhes (descontos, transferências, férias, reajustes, mudança de função, gratificações, etc) sejam passados de forma parcelada no decorrer do mês, obrigando nossos funcionários e efetuarem diversas anotações para o fechamento da folha, o que pode acarretar erro no fechamento da folha, com conseqüente desagrado ao cliente. Sendo assim, não mais serão aceitas informações por telefone, assim como de forma parcelada. Estaremos tentando implantar uma planilha para a remessa mensal destas informações, facilitando assim o trabalho para ambas as partes.
3 – Vale Transporte
O pedido do vale transporte (e conseqüente pagamento) deve ser feito com antecedência de 5 dias para o fechamento do mês.
4 – Documentos contábeis
A documentação contábil deve ser disponibilizada mensalmente, de forma ordenada, devendo ser remetidos todos os documentos referentes à movimentação mensal de sua empresa, a saber:
– Extratos bancários (é imprescindível a remessa mensal dos extratos bancários pois, sem os mesmos, ficamos impossibilitados de efetuar os lançamentos contábeis, atrasando toda a parte operacional de nosso departamento de contabilidade). Tal extrato pode ser tirado facilmente através da Internet ao final de cada mês, agilizando desta forma a remessa da documentação contábil de cada empresa);
– Originais das guias de impostos (PIS, Cofins, ISS, I.Renda, C.Social, INSS, FGTS, Cont. Sindical, etc) pagas no decorrer do mês. Quando o pagamento for efetuado através das máquinas automáticas dos bancos, não esquecer de tirar cópia do comprovante do pagamento, pois o papel utilizado por estas máquinas, com o passar do tempo, vai tornando a impressão inelegível, o que acaba causando problemas futuros quando da necessidade da comprovação de tal pagamento. Outro cuidado a ser tomado é com relação aos pagamentos agendados pela Internet pois, em alguns casos, na data em que deve ocorrer o pagamento, por algum problema operacional, o débito não é efetuado, o que só vem a ser descoberto quando do recebimento de notificação de cobrança ou quando da necessidade de obtenção de certidão negativa.
– Demais documentos contábeis (contas de aluguel, condomínio, luz, telefone, serviços de manutenção, comprovantes de pagamento de salários, e todos os demais documentos relativos a movimentação da empresa;
Tal documentação deverá ser encaminhada em uma única remessa. A remessa dos documentos de forma parcelada, vem nos causando um grande transtorno no controle de tais documentos.
Observar, também, para que não sejam remetidos documentos que não tenham ligação com a empresa, tais como: pagamentos de contas particulares, correspondências recebidas pelas empresas e outros documentos diversos que nos tem sido enviados que não dizem respeito a movimentação de cada empresa.
Não enviar junto aos documentos contábeis, outros documentos que precisem de resposta ou encaminhamento a outro setor (Depto. Pessoal por exemplo), pois, em alguns casos, por problemas operacionais, os documentos contábeis só são analisados e processados alguns dias após o envio, ficando perdidos dentro destes envelopes.
É necessário, também, que exista uma certa logística na remessa e devolução de documentos. Em algumas situações (em especial quando da necessidade de dispensa de funcionários), temos que deslocar nosso funcionário diversas vezes a mesma empresa para colher assinaturas de documentos ligados a rescisão, assinatura na Carteira Profissional, retirada de Livros de Registro de Empregados, retirada de numerários para a efetivação da quitação, entre outros. Em alguns casos, estes deslocamentos constantes nos causam sérios problemas operacionais, além do custo financeiro de tais deslocamentos que, por enquanto, não estão sendo cobrados de nossos clientes.
Pedimos, também, o favor de orientarem, quando for o caso, as secretárias quanto ao envio dos documentos e informações de forma a atenderem ao nosso pedido.
Estamos abertos a sugestões com o objetivo de melhorarmos o nosso atendimento.
Desde já agradecemos a compreensão e colaboração.
JIS – Assessoria Contábil Ltda